Qué es Coorvia
Una plataforma para la coordinación de actividades empresariales (CAE): la empresa que contrata pide documentación a la que trabaja para ella, la revisa y recibe avisos antes de que caduque. Sin hojas de cálculo ni correos con adjuntos.
Una vez, para todos
Cada empresa mantiene sus trabajadores, equipos y documentos una sola vez y los comparte con quien la contrata.
Quién cumple, de un vistazo
La contratante ve qué falta, qué está pendiente de revisar y qué vence pronto en cada contratación.
Todo queda registrado
Las revisiones, las comunicaciones y los cambios quedan registrados con quién los hizo y cuándo, para acreditar la coordinación.
Coorvia es una herramienta de apoyo para cumplir el Real Decreto 171/2004: no sustituye el criterio ni las obligaciones de cada empresa. Funciona en castellano, catalán e inglés.
Conceptos y roles
Todo gira en torno a una contratación: una empresa encarga trabajos a otra en uno de sus centros, le exige documentación y la revisa.
Roles dentro de tu empresa
Todo
- Gestiona el equipo y los roles
- Perfil de la empresa y verificación
- Acepta invitaciones a contrataciones
- Ve el registro de actividad
Mantiene los datos
- Centros, trabajadores, equipos y documentos
- Contrataciones, requisitos y revisiones
- Comunicaciones, acciones preventivas y EPI
Solo consulta
- Ve todo lo de su empresa
- No puede crear ni modificar nada
Empieza en cinco pasos
En unos minutos tienes tu empresa lista y tu equipo dentro.
- Entra con tu correo en Coorvia ID. La primera vez se crea tu cuenta; Coorvia no guarda contraseñas.
- Da de alta tu empresa: sociedad o autónomo, razón social, NIF y correo de contacto. Quedas como administrador.
- Completa el perfilConfiguración → Empresa: logo, contacto y con cuántos días de antelación avisar de los vencimientos.
- Invita a tu equipoConfiguración → Equipo: por correo y con un rol. Cada persona entra con ese mismo correo.
- Pide la verificaciónConfiguración → Empresa: sube la tarjeta del NIF o un certificado de la Agencia Tributaria.
Verificación
Opcional, pero da confianza a las demás empresas.
Sin verificar → Pendiente → Verificada
Si se rechaza, vuelve a «Sin verificar» con el motivo. No estar verificada no limita nada.
El NIF es único
Si tu NIF ya está en Coorvia, el alta no se completa y no te diremos de quién es: pide a un administrador de esa empresa que te invite.
Centros, trabajadores, equipos y documentos
Lo das de alta una vez y lo reutilizas en todas tus contrataciones.
Qué puedes dar de alta
- Centros de trabajo: nave, obra, oficina…
- Trabajadores: el código interno no se repite
- Equipos: vehículos, maquinaria u otros; la matrícula no se repite
- Tipos de documento y actividades especiales propios
Documentos
- Uno por tipo y sujeto: subir otro crea una nueva versión
- PDF, JPG o PNG de hasta 20 MB
- Vencimiento obligatorio si el tipo lo exige
- Vigente Vence pronto Vencido
Nada se borra: los centros, trabajadores, equipos y tipos se dan de baja y se pueden reactivar. «Vence pronto» significa que vence en los próximos 30 días.
Cómo funciona una contratación
Cada empresa hace su parte: la contratante decide qué exige y revisa; la proveedora asigna a su gente y presenta la documentación.
Si contratas
- Crea la contratación: trabajos, centro, fechas y actividades.
- Invita a la proveedora con su NIF y un correo.
- Define los requisitos: qué documentos pides y a quién.
- Revisa lo que te presenten: acepta o rechaza con motivo.
- Al terminar, cierra la contratación.
Si trabajas para otra empresa
- Abre el enlace del correo con un usuario administrador.
- Revisa los datos y acepta (o rechaza) la invitación.
- Asigna los trabajadores y equipos que irán.
- Presenta los documentos que te piden.
- Corrige lo rechazado y renueva lo que vence.
Reglas de las invitaciones
- Caducan a los 14 días; se pueden reenviar o cancelar
- Solo acepta un administrador de la empresa con ese NIF
- Si invitas a otra con una en curso, Coorvia te avisa antes de sustituirla
Subcontratación
- La proveedora puede subcontratar si la contratación lo permite (de 1 a 10 niveles)
- La subcontratación hereda las actividades y los requisitos de la principal
- La titular del centro también ve la documentación
El centro y los niveles de subcontratación no se pueden cambiar después de crear la contratación. Asignar personal, presentar documentos y enviar comunicaciones solo es posible con la contratación activa.
Presentar y revisar documentación
La proveedora está en regla cuando todo lo obligatorio está aceptado y vigente. La ficha de la contratación lo resume como «X de Y documentos aceptados».
- La proveedora sube el documento en la ficha de la empresa, del trabajador o del equipo.
- Lo presenta en la contratación: Coorvia propone la versión vigente.
- La contratante lo revisa: lo acepta o lo rechaza explicando qué corregir.
- Si se rechaza o vence, la proveedora sube una versión nueva y la vuelve a presentar.
| Situación | Qué significa | Quién actúa |
|---|---|---|
| Pendiente | Aún no se ha presentado nada. | La proveedora |
| Por revisar | Se ha presentado y espera la revisión. | La contratante |
| Aceptado | Correcto y vigente. | Nadie, hasta que venza |
| Rechazado | Hay que corregirlo; el motivo se ve en la solicitud. | La proveedora |
| Caducado | Estaba aceptado y ha pasado su fecha de vencimiento. | La proveedora |
La misma versión no se presenta dos veces: sube una nueva. Para la aptitud médica basta el certificado de «apto»; no subas informes médicos.
Certificado de la AEAT para contratistas: comprobación automática
Si subes el PDF tal como lo descargas de la sede de la AEAT, Coorvia lo lee y no tienes que indicar las fechas.
Al subirlo
- Tiene que estar a nombre de tu NIF
- Tiene que ser positivo (estás al corriente)
- No puede estar caducado: vale 12 meses desde su expedición
- Las fechas de emisión y vencimiento se rellenan solas
Al presentarlo
- El certificado nombra a la empresa que te contrata: solo se puede presentar a esa contratante
- La contratante ve Comprobado y el CSV, con un enlace para cotejarlo en la AEAT
- Un escaneo no se puede leer: queda «Sin comprobar» y se revisa a mano
Comunicaciones de coordinación
La información de prevención que se intercambian contratante y proveedora, con prueba de quién la ha leído y cuándo.
Qué se envía
Riesgos, medidas preventivas y de emergencia, instrucciones u observaciones. Hasta 5 adjuntos y 20 MB en total.
Quién la recibe
La otra empresa: aviso en la campana y correo a sus administradores y gestores.
Acuse de lectura
Quien la recibe confirma que la ha leído. Quedan registradas la persona y la fecha.
Una vez enviada, una comunicación no se puede modificar ni borrar. Solo la ven la contratante y la proveedora de esa contratación.
Acciones preventivas y EPI
Herramientas internas de tu empresa: nadie de fuera las ve.
Acciones preventivas
Qué hay que hacer, dónde, quién se encarga y para cuándo.
Abierta → En curso → Cerrada o Cancelada
- Prioridad baja, media o alta
- El responsable recibe un aviso
- Las vencidas salen en el resumen diario
- Para modificar una acción cerrada, primero hay que reabrirla
Entregas de EPI
Lo que se entrega a cada trabajador, con su justificante firmado.
- Carga de una vez los EPI habituales del catálogo
- Reponer: una entrega nueva sustituye a la anterior
- Anular una entrega registrada por error: no se borra, queda anulada con el motivo
- «Anular y registrar la correcta» lo corrige en un paso
Avisos y correos
Coorvia te avisa de lo que necesita tu atención en la campana de la aplicación y por correo.
En la aplicación
- La campana muestra los 20 últimos avisos y cuántos tienes sin leer
- «Ver todos los avisos» abre el historial con búsqueda y filtros
- Al pulsar un aviso se abre lo que corresponde
Resumen diario · 7:00
Documentos vencidos o que vencen, rechazados, pendientes de presentar o de revisar y acciones preventivas vencidas. Solo los días con algo pendiente, a administradores y gestores.
| Correo | A quién | ¿Se puede desactivar? |
|---|---|---|
| Invitación a una contratación | Al correo indicado | No |
| Respuesta a la invitación | A quien invitó | No |
| Invitación al equipo | A la persona invitada | No |
| Nueva comunicación | Administradores y gestores que la reciben | Sí, en tu perfil |
| Resumen diario | Administradores y gestores | Sí, en tu perfil |
Cada correo llega en el idioma de tu perfil y lleva el logo de la empresa que escribe. El remitente es DoNotReply@coorvia.app: revisa el correo no deseado si no te llegan.
Perfil, idioma y apariencia
Se abre desde tu nombre, abajo en el menú lateral. Son preferencias tuyas.
Idioma
Castellano, catalán o inglés. Se guarda en tu cuenta y decide el idioma de tus correos.
Apariencia
Claro, oscuro o según el sistema. El botón del sol y la luna de la cabecera cambia al momento.
Avisos por correo
Activa o desactiva el resumen diario y los correos de comunicaciones.
Si sales de un formulario con cambios sin guardar, Coorvia te pregunta antes de descartarlos.
Quién hizo qué y cuándo
Los administradores ven todo lo que ha pasado en su empresa en Configuración → Registro de actividad: altas, cambios campo a campo y bajas, con la persona y la fecha.
El registro no se puede modificar ni borrar. Puedes buscar por fechas y por tipo de dato; cada búsqueda muestra hasta los 1.000 eventos más recientes.
Reglas y límites
Lo que más a menudo explica por qué Coorvia no te deja hacer algo.
| Qué | Regla |
|---|---|
| NIF de la empresa | Único en Coorvia |
| Administradores por empresa | Al menos 1 |
| Logo de la empresa | PNG o JPG, hasta 2 MB |
| Aviso de vencimientos | De 1 a 180 días antes (30 por defecto) |
| Invitación al equipo | Caduca a los 7 días |
| Invitación a una contratación | Caduca a los 14 días |
| Niveles de subcontratación | De 1 a 10 |
| Documentos y adjuntos | PDF, JPG o PNG, hasta 20 MB |
| Adjuntos por comunicación | Hasta 5 (20 MB en total) |
| Texto de una comunicación | Hasta 10.000 caracteres |
| Rechazar un documento o anular un EPI | Exige motivo |
| Cerrar una contratación | Definitivo |
Tus datos, a salvo
- Cada empresa solo ve sus datos y lo que otras le comparten en una contratación común
- Acceso con Coorvia ID; no guardamos contraseñas
- Todo cifrado y alojado en la Unión Europea
- Fase de pruebas gratuita: las funciones pueden cambiar
- Si nadie ha entrado en un rato, la primera carga puede tardar hasta un minuto
- Política de privacidad · Condiciones de uso
Preguntas frecuentes
¿No encuentras tu duda? Escríbenos a hola@coorvia.app.
Cómo se hace…
¿Cómo asigno un trabajador a un cliente?
¿Cómo asigno un vehículo o una máquina?
¿Cómo sé qué documentación me pide un cliente?
¿Cómo presento un documento que me piden?
¿Cómo renuevo un documento que va a caducar?
Soy la contratante: ¿cómo pido documentación a mi proveedora?
¿Cómo pido un documento solo a quien trabaja en altura (u otro trabajo especial)?
¿Cómo envío una comunicación a mi cliente o a mi proveedora?
¿Cómo subcontrato parte de los trabajos?
¿Cómo invito a un compañero a mi empresa?
¿Cómo cambio de empresa si trabajo para varias?
Un trabajador ya no está en la empresa, ¿qué hago?
Si algo no funciona…
No puedo dar de alta mi empresa: dice que no se puede usar el NIF
He invitado a una proveedora y no veo nada de ella
Me ha llegado una invitación pero no me deja aceptarla
La invitación ha caducado
No me deja presentar un documento
No veo los botones para crear o modificar
Me equivoqué al registrar una entrega de EPI
No me llegan los correos
Coorvia dice que mi certificado de la AEAT es de otro NIF o para otra empresa
¿Qué significa «Comprobado» en un certificado?
¿Qué significa «Sin verificar» junto a una empresa?
¿Puedo cambiar el idioma o usar el modo oscuro?
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