Qué documentos pedir a una contrata o subcontrata
Actualizado el 27 de octubre de 2026 · Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de tu servicio de prevención.
No existe una lista única que imponga la ley: la documentación depende de la actividad, de los riesgos y de lo que acordéis. Pero hay un núcleo que casi todas las empresas piden a sus contratas, porque sale directamente de la normativa. Esta es la lista habitual, agrupada como la organiza una plataforma CAE.
Documentación de la empresa
- Evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva de los trabajos contratados. La empresa principal debe exigirla por escrito (RD 171/2004, art. 10).
- Modalidad de organización preventiva: concierto con un servicio de prevención ajeno, servicio propio o asunción por el empresario.
- Certificado de estar al corriente con la AEAT (certificado específico para contratistas y subcontratistas). Te protege de la responsabilidad subsidiaria por deudas tributarias de la contrata. En Coorvia se valida solo: se comprueba el NIF, la contratante, que es positivo y que está vigente, y solo se guardan esos datos.
- Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social, por la responsabilidad solidaria de la empresa principal en las cuotas (art. 42 del Estatuto de los Trabajadores).
- Seguro de responsabilidad civil y justificante de pago.
- En construcción: inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA).
Documentación de cada trabajador
- Alta en la Seguridad Social (por ejemplo, el informe de datos de afiliación o la relación nominal de trabajadores). Basta con presentarla una vez mientras el trabajador siga en la empresa.
- Formación en prevención del puesto (LPRL, art. 19) y, si aplica, formación específica: trabajos en altura, carretillas, plataformas elevadoras, espacios confinados, riesgo eléctrico…
- Información de riesgos entregada al trabajador (LPRL, art. 18).
- Aptitud médica: el certificado de apto para el puesto (LPRL, art. 22). Nunca informes médicos ni diagnósticos: son datos de salud y no hacen falta para coordinar.
- Entrega de equipos de protección individual (EPI) (RD 773/1997).
- Autorizaciones de uso de equipos cuando las exige la normativa o el procedimiento interno.
- En construcción: formación del convenio y, en su caso, la Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC).
Documentación de cada equipo o máquina
- Marcado CE y declaración de conformidad, o adecuación al RD 1215/1997 en equipos antiguos.
- Manual de instrucciones y registro de mantenimiento y revisiones.
- ITV y seguro en vehículos y maquinaria que circula.
Cada cuánto renovarla
Cada documento tiene su vigencia: los certificados de la AEAT y de la Seguridad Social se renuevan cada pocos meses, la aptitud médica suele ser anual, los seguros caducan con la póliza y la formación tiene sus propios plazos. Lo difícil no es pedirla una vez, sino mantenerla al día y saber en cada momento quién puede entrar.
Para eso sirve una plataforma: en Coorvia defines los requisitos de cada contratación (incluidos los días de validez si quieres renovarlos antes de su vencimiento), la contrata los presenta una sola vez para todos sus clientes y ves en cada contratación quién puede entrar hoy y por qué no.